Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es:

• Razón social: MSM Consulting Valencia, S.L.
• CIF: B-21.913.835
• Correo electrónico de privacidad y ejercicio de derechos: medie@msmvlc.com
• Teléfono: +34 727 718 639
• Sitio web: https://www.msmvlc.com/

Cuando MSM trate información por cuenta de un cliente, una aseguradora u otra entidad que determine los fines y medios del tratamiento, MSM podrá actuar como encargado del tratamiento conforme al contrato aplicable. En ese caso, dicha entidad será la responsable frente a las personas afectadas y MSM atenderá sus instrucciones.

2. Ámbito y finalidad de la aplicación

MSM es una herramienta profesional de uso corporativo destinada a centralizar tareas de gestión pericial, comercial, documental, contable y operativa. Según los módulos utilizados, permite:

• gestionar contactos, leads, oportunidades, estados y notas del CRM Defensas;
• preparar campañas comerciales y solicitudes de envío mediante los servicios corporativos de Microsoft 365;
• consultar y archivar el estado de lectura del Noticiario IRD;
• preparar contratos, nombramientos y encargos periciales, recoger una firma manuscrita y generar documentos PDF;
• calcular preexistencias e infraseguro;
• organizar la ruta diaria de peritaciones, encargos, talleres, fotografías y documentos PDF;
• consultar y mantener el directorio profesional de talleres;
• importar y analizar movimientos financieros y mostrar indicadores de gestión;
• consultar y gestionar, cuando se configure, clientes, facturas, diarios y cobros de Odoo;
• abrir portales profesionales, mapas, medios y otras páginas web dentro de la aplicación.

La aplicación no se utiliza para publicidad de terceros, seguimiento entre aplicaciones o sitios web, ni elaboración de perfiles publicitarios.

3. Datos personales tratados

La información concreta depende de las funciones que utilice el usuario y de los documentos o sistemas que decida conectar.

3.1. Datos identificativos y de contacto

• nombre y apellidos;
• empresa, cargo o relación profesional;
• NIF o CIF cuando figure en documentación contractual, pericial o contable;
• dirección postal o profesional;
• correo electrónico y número de teléfono;
• datos de clientes, contactos, leads, proveedores, talleres, profesionales y demás intervinientes de un expediente.

3.2. Datos del CRM y de campañas

• empresa, localidad, actividad, prioridad, fase comercial, notas e historial de actuaciones;
• destinatarios, asunto y cuerpo de los mensajes;
• estado de preparación o procesamiento de una campaña;
• identidad corporativa de la persona que realiza o sincroniza cambios.

Las campañas se preparan para una finalidad profesional y pueden registrarse o colocarse en SharePoint para su posterior gestión mediante Microsoft 365 u Outlook. MSM no vende listas de contactos. Las comunicaciones deben realizarse respetando la normativa aplicable y el derecho de oposición del destinatario.

3.3. Datos periciales, contractuales y de siniestros

• número y referencias del expediente;
• compañía, póliza, bien afectado, vehículo y matrícula;
• direcciones de riesgo, talleres y lugares de peritación;
• daños, franquicia, honorarios, importes y demás datos incluidos en el encargo;
• notas, estados de visita, presencia o ausencia del vehículo y datos operativos;
• contratos, nombramientos, encargos, informes y otros archivos PDF;
• firma manuscrita facilitada por el firmante para incorporarla al documento generado;
• fotografías o vídeos seleccionados o capturados para documentar una peritación.

La firma se dibuja y procesa localmente para incorporarla al PDF. El borrador sincronizado de contratos no incluye los trazos de la firma, salvo que el propio documento PDF firmado sea posteriormente guardado o compartido por el usuario.

3.4. Datos financieros y contables

• movimientos, conceptos, fechas, saldos, ingresos y gastos;
• indicadores financieros y resultados derivados de los datos importados;
• clientes y proveedores de facturación;
• facturas, referencias, bases, impuestos, vencimientos, diarios y estados de cobro;
• otra información económica necesaria para la gestión interna.

Los archivos financieros se analizan inicialmente en el dispositivo. Los movimientos y metadatos resultantes pueden sincronizarse con CloudKit para mantener la continuidad entre el iPhone y el Mac. La aplicación no está diseñada para recopilar números de tarjeta, datos crediticios ni credenciales de pago.

3.5. Cuenta, identificadores y credenciales

• identificador de la cuenta corporativa de Microsoft utilizada para iniciar sesión;
• identificadores técnicos de sesión necesarios para autenticar al usuario y prestar la funcionalidad;
• dirección del servidor, base de datos y credencial API de Odoo configurados por el usuario;
• credenciales de portales profesionales cuando el usuario decide guardarlas mediante el Llavero o el sistema de autocompletado.

Las contraseñas y claves no se publican ni se incluyen de forma fija en el código de la aplicación. Las credenciales configuradas se almacenan mediante los mecanismos seguros del sistema. La clave API de Odoo se envía únicamente al dominio de Odoo que configure el usuario.

3.6. Contenido de uso y preferencias

• cambios y altas realizados en los distintos módulos;
• borradores, filtros, preferencias y estado local de la aplicación;
• días, noticias y artículos consultados o marcados como leídos;
• interacciones necesarias para mantener el estado sincronizado entre dispositivos.

3.7. Direcciones y rutas

La aplicación trata direcciones profesionales de talleres, clientes, riesgos y lugares de peritación, y puede obtener sus coordenadas mediante servicios cartográficos para ordenar o mostrar una ruta.

En la versión 3.14 auditada, la optimización parte de una ubicación de origen configurada y no recopila ni transmite de forma activa la ubicación del dispositivo. No existe seguimiento continuo de la ubicación del usuario. Si una versión futura activase la localización del dispositivo, se solicitaría el permiso correspondiente y se actualizaría esta política antes de utilizarla.

3.8. Información técnica

La aplicación y los proveedores necesarios para la autenticación, sincronización y prestación del servicio pueden tratar información técnica de conexión, seguridad y sesión, como la dirección IP, versión del sistema, identificadores técnicos o registros necesarios para prevenir errores, fraude o accesos no autorizados. MSM no incorpora SDK de publicidad, atribución o seguimiento.

4. Origen de los datos

Los datos pueden proceder:

• del propio usuario o de otros usuarios autorizados de MSM;
• de clientes, aseguradoras, talleres, proveedores, profesionales y demás intervinientes en un servicio o expediente;
• de documentos, fotografías, hojas de cálculo y archivos que el usuario importe o genere;
• de Microsoft 365, SharePoint, Odoo u otros sistemas corporativos conectados por el usuario;
• de fuentes profesionales o públicamente accesibles utilizadas de forma legítima para la actividad comercial;
• de medios de comunicación y servicios de búsqueda de noticias en el caso del Noticiario IRD.

El usuario debe disponer de autorización y base jurídica suficientes para introducir, importar, fotografiar, sincronizar o comunicar datos de terceros mediante la aplicación.

5. Finalidades del tratamiento

MSM trata la información para:

1. prestar y mantener las funciones de la aplicación;
2. sincronizar el trabajo entre dispositivos autorizados;
3. gestionar relaciones comerciales, contactos, oportunidades y campañas profesionales;
4. gestionar encargos, contratos, expedientes, peritaciones, rutas, talleres y evidencias documentales;
5. generar cálculos, documentos y PDF solicitados por el usuario;
6. realizar la gestión administrativa, financiera, contable y de facturación;
7. autenticar al usuario y conectarse a los servicios corporativos configurados;
8. proteger la información, controlar accesos y prevenir usos no autorizados;
9. atender consultas, incidencias y solicitudes de derechos;
10. cumplir obligaciones legales y defender derechos o reclamaciones.

No se adoptan decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a una persona. La optimización de rutas, los cálculos de preexistencia y los indicadores financieros son herramientas de apoyo que deben ser revisadas por un profesional.

6. Bases jurídicas

Según el dato y el contexto, el tratamiento se basa en:

• ejecución de un contrato o aplicación de medidas precontractuales, para prestar servicios periciales, gestionar encargos, contratos, clientes, facturas y actuaciones relacionadas;
• cumplimiento de obligaciones legales, incluidas las obligaciones fiscales, contables, mercantiles y de atención de derechos;
• interés legítimo de MSM, para la gestión administrativa y comercial entre profesionales, el seguimiento de relaciones existentes, la organización interna, la seguridad de los sistemas y la defensa de reclamaciones, siempre ponderando los derechos de las personas afectadas;
• consentimiento, cuando resulte exigible, por ejemplo para determinadas comunicaciones, permisos opcionales del dispositivo o tratamientos que no puedan ampararse en otra base;
• formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones, cuando sea necesario conservar o utilizar documentación pericial o contractual.

El consentimiento puede retirarse en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior. Los destinatarios de comunicaciones comerciales pueden oponerse en cualquier momento respondiendo al mensaje o escribiendo a medie@msmvlc.com.

7. Servicios conectados y destinatarios

MSM no vende, alquila ni cede datos personales para publicidad. La información puede comunicarse o ser accesible para los siguientes proveedores y destinatarios cuando resulte necesario:

7.1. Apple iCloud y CloudKit

La aplicación utiliza la base privada de CloudKit asociada a la cuenta de Apple del usuario para sincronizar, según el módulo utilizado:

• cambios y altas del CRM;
• archivo y estado de lectura del Noticiario IRD;
• movimientos y metadatos financieros;
• encargos, estados, PDF y fotografías de Ruta diaria;
• directorio de Talleres;
• borradores de Contratos y Preexistencia.

Esta sincronización tiene como finalidad mantener los datos disponibles en los dispositivos autorizados del usuario. El servicio está sujeto a la configuración de iCloud y a las condiciones y políticas de Apple.

7.2. Microsoft 365, Microsoft Graph y SharePoint

Tras la autenticación con la cuenta corporativa, la aplicación puede:

• leer y actualizar la base de leads;
• conservar el identificador de la cuenta autenticada;
• sincronizar estados del Noticiario;
• colocar en SharePoint solicitudes de campaña con destinatarios, asunto y mensaje;
• crear carpetas de expedientes y subir PDF y fotografías.

La autenticación y el acceso se limitan a los permisos autorizados en la cuenta corporativa. Microsoft tratará la información conforme a la configuración, contratos y política de privacidad aplicables a Microsoft 365.

7.3. Odoo

Cuando el usuario configura la conexión, la aplicación puede consultar o modificar clientes, facturas, importes, impuestos, vencimientos, diarios y cobros de la instancia de Odoo indicada. Los datos se envían únicamente al servidor configurado para realizar la operación solicitada.

7.4. Portales profesionales y contenido web

La aplicación puede abrir mediante vistas web los portales de Unión Alcoyana, SoleraAuto, Odoo, el soporte de MSM, Google Maps, Google News, GDELT, medios de comunicación y otras páginas elegidas por el usuario.

Estas páginas son servicios independientes. Al abrirlas, sus titulares pueden recibir la dirección IP, datos técnicos, cookies, credenciales introducidas y datos de navegación conforme a sus propias políticas. MSM no controla las cookies ni el tratamiento realizado directamente por esos sitios. Guardar contraseñas o aceptar cookies en una vista web es una decisión del usuario y se gestiona mediante los mecanismos del sistema o del proveedor correspondiente.

7.5. Clientes, aseguradoras y colaboradores

Los documentos, expedientes, fotografías o datos pueden comunicarse a clientes, aseguradoras, talleres, peritos, asesores, administraciones, órganos judiciales u otros destinatarios cuando sea necesario para prestar el servicio, cumplir una obligación legal o ejercer y defender derechos.

8. Noticiario IRD y enlaces de terceros

El Noticiario IRD organiza referencias a noticias sobre incendios, inundaciones, derrumbamientos, terremotos, explosiones y siniestros graves. Puede mostrar títulos, imágenes, fechas, extractos y enlaces procedentes de medios, buscadores o agregadores.

Al abrir una noticia, el usuario accede al contenido del medio correspondiente dentro de una vista web. El medio es responsable de su página, contenido, cookies y tratamiento de datos. MSM puede conservar el estado de lectura y la fecha consultada para ofrecer el histórico del usuario, pero no utiliza esa información con fines publicitarios.

9. Permisos del dispositivo

La aplicación puede solicitar acceso a:

• cámara y fototeca, para capturar o seleccionar fotografías de peritación;
• archivos y documentos, para importar o exportar hojas de cálculo, encargos y PDF;
• iCloud, para sincronizar datos mediante CloudKit;
• red, para conectarse a Microsoft, SharePoint, Odoo, portales y contenidos web;
• notificaciones y actualización en segundo plano, cuando el sistema las habilite para mantener funciones operativas.

El usuario puede revisar o revocar los permisos desde los ajustes del dispositivo. La revocación puede impedir que determinadas funciones estén disponibles.

10. Seguridad

MSM aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información, entre ellas:

• autenticación mediante los proveedores corporativos configurados;
• almacenamiento de secretos en el Llavero del sistema;
• cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS cuando el proveedor lo admite;
• uso de la base privada de CloudKit para la sincronización personal;
• limitación del acceso a usuarios y dispositivos autorizados;
• minimización de los datos utilizados por cada módulo.

Ningún sistema es completamente infalible. El usuario debe proteger el dispositivo, mantener actualizado el sistema, utilizar credenciales seguras y comunicar cualquier pérdida, acceso indebido o incidente a medie@msmvlc.com.

11. Conservación

Los datos se conservan únicamente mientras sean necesarios para las finalidades descritas, para mantener la relación profesional o contractual y para cumplir obligaciones legales, fiscales, contables o de defensa frente a reclamaciones. Después se suprimen, bloquean o anonimizan de forma segura, según corresponda.

Se aplican los siguientes plazos o criterios:

La supresión en la aplicación no siempre elimina automáticamente las copias existentes en Microsoft 365, SharePoint, Odoo, iCloud, copias de seguridad o sistemas de un cliente. Cada entorno aplica sus propios controles y ciclos de conservación. Cuando MSM actúe como encargado, la conservación se regirá también por las instrucciones del responsable.

12. Transferencias internacionales

Apple, Microsoft, Odoo, Google y los titulares de páginas abiertas en vistas web pueden prestar servicios desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo o permitir el acceso internacional a los datos.

Cuando una transferencia internacional sea responsabilidad de MSM, se realizará sobre la base de una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo, normas corporativas vinculantes u otra garantía válida conforme a la normativa de protección de datos. Para los tratamientos realizados directamente por páginas o servicios de terceros, el usuario puede consultar sus políticas y mecanismos de transferencia.

13. Derechos de las personas

Las personas afectadas pueden solicitar:

• acceso a sus datos personales;
• rectificación de datos inexactos o incompletos;
• supresión cuando los datos ya no sean necesarios o concurra otra causa legal;
• limitación del tratamiento en los casos previstos por la ley;
• portabilidad de los datos cuando resulte aplicable;
• oposición, especialmente frente a comunicaciones comerciales o tratamientos basados en interés legítimo;
• retirada del consentimiento en cualquier momento, cuando esa sea la base del tratamiento;
• no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o similares, cuando resulte aplicable.

Las solicitudes pueden enviarse a medie@msmvlc.com, indicando el derecho que se desea ejercer y la información necesaria para verificar la identidad. MSM podrá pedir información adicional cuando sea imprescindible para evitar accesos o supresiones no autorizados.

Si MSM trata los datos exclusivamente por cuenta de otra entidad, remitirá o trasladará la solicitud al responsable correspondiente.

La persona afectada también puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, a través de https://www.aepd.es/, sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial.

14. Menores de edad

MSM es una aplicación profesional y no está dirigida a menores de 18 años. No se pretende recopilar conscientemente información directamente de menores.

Si la documentación de un expediente incluyera datos de un menor como persona afectada o tercero, dichos datos solo deberán incorporarse cuando sean necesarios para el servicio, exista una base jurídica adecuada y se apliquen medidas reforzadas de minimización y confidencialidad. Si se detecta información de un menor introducida sin justificación o autorización suficiente, deberá comunicarse a medie@msmvlc.com para su revisión y, cuando corresponda, supresión.

15. Control del usuario y eliminación

El usuario puede:

• modificar o eliminar información desde los módulos que lo permitan;
• cerrar sesión o revocar el acceso de Microsoft 365;
• eliminar credenciales guardadas y desconectar Odoo;
• gestionar iCloud y los permisos desde los ajustes de Apple;
• eliminar archivos o registros en SharePoint, Odoo y otros sistemas cuando disponga de permisos;
• solicitar asistencia o supresión escribiendo a medie@msmvlc.com.

La eliminación estará sujeta a las obligaciones legales de conservación, a los derechos de terceros y a las instrucciones del responsable cuando MSM actúe como encargado.

16. Cambios en esta política

MSM podrá actualizar esta política cuando cambien las funciones de la aplicación, los proveedores, los tratamientos o la normativa. La versión vigente indicará la fecha de la última actualización. Cuando el cambio sea relevante, se informará por un medio adecuado antes de que resulte aplicable.

17. Contacto

Para consultas sobre privacidad, seguridad o ejercicio de derechos:

MSM Consulting Valencia, S.L. | Correo: medie@msmvlc.com | Teléfono: +34 727 718 639 | Web: https://www.msmvlc.com/